Nouvelles tendances des flex office et bureaux partagés
Aujourd'hui, il y a de quoi parler de flex office. Encensé pendant des années, de plus en plus d’entreprises se posent des questions sur ce mode opératoire. Flexibilité, équilibre vie privée et travail, collaboration, innovation et confidentialité - comment trouver le bon équilibre ? Des espaces collaboratifs repensés, des casiers flex office connectés, aux phone box individuels - tout est bon pour attirer et pour retenir les talents.
Nous avons passé au peigne fin les dernières tendances. Voici nos astuces pour tirer du meilleur du flex office et réenchanter les lieux de travail.
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Flex office, bureaux opérés, bureaux partagés - de quoi parle-t-on ?
Avant toute autre chose, mettons-nous d’accord sur le vocabulaire. C’est quoi le flex office ? Est-ce la même chose qu’un bureau opéré ? Quelle différence avec les bureaux partagés ? Est-ce synonyme pour du desk sharing ou hot desking ?
Flex office définition : une mode d’organisation du travail et des espaces de travail où il n’y a pas de bureau attitré par salarié. On y réfère aussi avec des termes de bureaux flexibles ou bureaux partagés. Les salariés opèrent sans bureau fixe et alternent entre salle de réunion, phone box insonorisé, la cafète ou un bureau libre dans l’open space selon leurs besoins au fil de la journée.
La notion de bureau opéré va plus loin : elle réfère moins sur l’aspect organisationnel, mais plutôt sur les services ou prestations associés aux espaces de travail loués. Les bails 3/6/9 à l’ancien n’offrent plus la flexibilité recherchée par des entreprises.
A la place de louer des plateaux nus, s’engager dans la durée et choisir ses prestataires un par un, beaucoup d’entreprises préfèrent louer un bureau opéré. Cela inclut un contrat de service avec des prestations variées et clé en main en plus de l’espace nu. C’est une véritable expérience qui est vendue allant vers une premiumisation certaine des espaces de travail.
Etude flex office - décryptage des nouvelles tendances
Depuis la crise du Covid, le nombre de salariés en télétravail régulier n’a cessé d’augmenter.
En à peine 5 ans, les usages de flex-office ont explosé, passant de 6% des actifs travaillant dans des bureaux en mode flex-office en 2017 à 21% en 2023 selon le baromètre Actineo . Plus largement, 44% des actifs travaillent régulièrement (chaque mois) en dehors de leur entreprise. Selon les 1200 actifs interrogés, 36% travaillent tous les mois au moins une fois dans un tiers-lieu. Le lieu préféré pour travailler en dehors du bureau reste le domicile (46%).
Cela a naturellement amené les entreprises à repenser l’organisation du travail et des espaces associés. Pourquoi chauffer des surfaces énormes et des bureaux vides avec la moitié des effectifs en télétravail? Autant d’en profiter pour faire des économies sur le loyer et remplacer des bureaux attitrés par des bureaux partagés.
La motivation première des actifs qui se rendent désormais au bureau c’est de profiter de la présence des collègues pour des échanges plus riches qu’à travers des écrans interposés.
Aujourd'hui, les bureaux ne sont plus seulement un outil pour la performance. Ils deviennent de plus en plus une plateforme pour stimuler l'innovation collaborative.
Premiumisation des espaces de travail
Pour s’adapter aux nouveaux besoins, les espaces collaboratifs (cafétéria, lounge, salles de réunion) s’embellissent et se végétalisent. Les open space s’apaisent avec l’apparition des phone boxes insonorisés pour que chacun puisse se concentrer sur son travail comme à la maison.
Télétravail : la bataille de la productivité versus acquis social
Seulement voilà, de plus en plus d’employeurs souhaiteraient rétropédaler. Si la grande majorité des travailleurs plébiscitent le télétravail, les employeurs, eux, essaient d’augmenter le nombre de jours en présentiel au bureau. Et ce malgré les économies substantielles générées par des surfaces de bureaux réduites. En effet, selon Forbes, un rapport de l'université de Stanford révèle, que le travail à distance entraîne une baisse de productivité entre 10 et 20%.
Les salariés - surtout les cadres - considèrent le télétravail comme un acquis social. Entre les cadres soucieux de garder des jours de télétravail et les surfaces de bureaux rétrécis - il semble bien difficile de revenir en arrière.
Comment mettre en place un flex office efficace ?
Voici une petite check-list pour la mise en place d'un flex office réussi :
- un aménagement du bureau flex office adapté qui permet d'alterner entre moments collaboratifs (salles de réunions, cafétéria) et moments individuels (cabines insonorisés)
- un cadre de travail soigné qui diminue le stress et favorise les échanges
- adapter les méthodes de management et communication au travail hybride
- un logiciel flex office dédié pour faciliter les réservations et le pilotage
- offrir des espaces de rangements individuels (casiers connectés)
- un contrôle d'accès connecté pour faciliter le partage, sécuriser les espaces et assurer un suivi de taux d'occupation réel
- des prestations de nettoyage irréprochables notamment pour les postes de travail et bureaux partagés
Gestion flex office ou l’art de l’anticipation
Une gestion flex office efficace permet de tirer le meilleur des journées présentielles - en s’organisant à l’avance et en optimisant les activités sur site au maximum. Pas question de se mettre d’accord entre collègues pour une superbe séance de brainstorming et se retrouver sans salle de réunion. Une fois sur site, tout doit faciliter l'échange et la collaboration tout en gardant des moments et des espaces au calme.
De nombreux logiciels flex office sont apparus qui cherchent à rendre l’expérience flex office la plus fluide possible. Tout peut se réserver à l’avance de la salle de réunion à son moment de concentration intense dans un phone box individuel, sa séance de sport ou le repas partagé “fait maison” de la cafète. Les logiciels flex office les plus populaires en France sont Witco, Moffi, Deskaire, Semana, Archie…
Digitalisation et sécurisation des accès des bureaux partagés
Outil flex office indispensable, le logiciel flex office permet aux gestionnaires de mesurer le taux d’occupation des différentes surfaces à condition que les espaces mutualisés soient équipés d’un contrôle d’accès connecté. Au-delà de la gestion des présences en temps réel et les données d’occupation historiques facilitant le pilotage, cela permet de sécuriser les lieux et rassurer les collaborateurs.
Et comme dans un flex office on passe sa journée à migrer au gré des réunions, pas question non plus de trimballer un énorme trousseau de clés ou un éventail de badges que l’on mélange sans cesse.
Découvrez une expérience d'accès simple et unifiée grâce à un contrôle d'accès connecté. Le même mode d'accès, comme un badge, un code QR, un code PIN ou un smartphone, fonctionne sur toutes les portes. Cela inclut l'ascenseur, la porte du parking et votre casier connecté.
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Un aménagement adapté ou mobile
La gestion du flex office peut vite devenir un casse-tête aussi bien pour les salariés que pour des gestionnaires d’espace. Quand il y a suffisamment de surface, les gestionnaires peuvent facilement transformer une partie de l’open space en bureaux individuels ou multiplier des salles de réunions ou des cabines acoustiques qui font fureur en ce moment.
Hélas, cela n’est pas toujours possible, surtout si on veut garder les économies de loyers. Il est difficile de repousser les murs quand on a seulement 5 ou 6 bureaux pour 10 salariés. Cependant, il est possible et même nécessaire d'offrir des espaces insonorisés et des rangements individuels. Cela aide à faciliter le retour des salariés au bureau.
C’est ainsi, qu’après des phone box, des box de rangement pour flex office sont apparus. Chaque jour, le salarié peut y déposer ses affaires personnelles sans devoir les déplacer avec lui lors des changements d’espaces au fil de la journée. Ces casiers flex office existent aussi sous forme de casiers connectés qui se réservent à la journée ou pour quelques heures de la même façon qu’une salle de réunion.
Garage, l’espace événementiel emblématique de Lille, a fait des casiers flex office un atout très apprécié à la fois par ses résidents et par ses visiteurs éphémères. Ils sont allés même plus loin; inspiré par des pratiques des théâtres, chez Garage, on peut littéralement pousser les murs !
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Alors comment trouver le bon équilibre entre satisfaction des salariés et performance ? Entre flex office et télétravail ?
Ceux qui en parlent le mieux sont encore des entreprises qui en ont fait l’expérience.
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