Comment assurer la rentabilité d’un espace coworking ?
Malgré une période difficile marquée par la pandémie, le boom des coworkings et autres tiers- lieux ne ralentit pas. Au contraire. Avec le recul on voit que le “retour à la normale” est marqué par une accélération du nombre des travailleurs hybrides.
Quelle est la rentabilité de ces espaces misant sur le flex-office et les nouveaux modes de travail ? Comment équilibrer la rentabilité de son espace de coworking ? Quels sont les points de vigilance ?
La rentabilité d’un espace coworking dépendra d’une multitude de facteurs
Pour créer un coworking rentable vous allez commencer par estimer votre potentiel ou socle de revenus récurrents. Il sera composé d’un mix de nombre d'abonnés permanents et éventuellement de la location de salles de bureaux fermés.
À cela s’ajoutent les diverses sources de revenus variables : les abonnements de vos coworkers nomades, la location des espaces événementiels, des formations ou autres activités annexes que nous détaillerons un peu plus loin dans l’article.
Attirer et fidéliser de nouveaux coworkers va vite devenir votre obsession…
Pour assurer la rentabilité de votre espace vous avez intérêt de maximiser votre taux d’occupation et appuyer sur les bons arguments pour attirer vos abonnés.
Parmi les raisons principales qui poussent des personnes à fréquenter des tiers-lieux, on cite souvent en premier un meilleur confort que celui du télétravail chez soi.
Grâce notamment aux services et équipements mutualisés.
Le sentiment d’appartenance à une communauté solide et de pouvoir rompre l’isolement du télétravail, sans perdre son temps lors des trajets quotidiens sont les autres atouts majeurs plébiscités des espaces qui marchent bien.
Certains outils peuvent vous aider : quand vous choisirez votre logiciel de gestion ou votre système de contrôle d’accès (comme Welcomr ;), surtout pensez à vérifier la présence des indicateurs qui vous permettront de mesurer votre taux d’occupation à tout moment. Certains outils proposent même une fonctionnalité vous permettant de consulter l’historique de vos données, pour avoir du recul sur vos performances de l’année passée par exemple.
Bien définir vos tarifs et diversifier vos sources de revenus
Les tarifs appliqués pour un espace de coworking peuvent varier considérablement en fonction des services offerts, ainsi que des conditions générales liées à l'emplacement et à la qualité du lieu.
Pour définir des tarifs attractifs pensez à :
- Créer différents forfaits selon profils et ou usages :
- taille : indépendant ou salarié, TPE ou grand groupe,
- ancienneté : startup tout juste créée ou entreprise établie, etc
- le bouquet de services inclus
- Créer des tarifs dégressifs pour récompenser la fidélité ou engagement
- Diversifier vos sources revenus : formations, séminaires, soirées de networking
Soignez vos dépenses dans le moindre détail
Un investissement initial bien maîtrisé
Pour équilibrer votre budget et couvrir vos frais fixes et récurrents il va falloir faire très attention aux dépenses.
Côté frais fixes, le plus gros poste sera évidemment le coût de l’investissement immobilier , que ce soit sous forme d’un crédit ou d’une location. Ce coût dépendra grandement de l’emplacement de votre tiers-lieu et aura une influence en partie sur la future tarification de vos abonnements.
Côté équipement, plus que le design surtout vérifiez la robustesse et la réparabilité des outils. Les services de base comme le café ou l’imprimante doivent supporter des gros volumes d’usages. Des pannes fréquentes peuvent vite devenir des points de rupture aux yeux des coworkers.
Soucieux du bien être des abonnés, de plus en plus de tiers-lieux investissent dans des cabines téléphoniques mises à disposition pour offrir plus d'intimité aux coworkers lors des appels téléphoniques ou visio. Le bruit étant un des irritants le plus souvent remonté par des travailleurs des grands espaces ouverts. Ces coins ou cabines insonorisés sont en train de devenir la norme.
Vigilance sur l’équilibre de vos frais récurrents
La majorité des coworkings ne lésinent pas sur les consommables à petits prix : café à volonté, imprimante laser et wifi à disposition. Difficile de les facturer à l’usage si on veut donner une image premium.
Après l’investissement initial non négligeable pour l’aménagement de votre espace coworking, votre défi sera de trouver un juste milieu entre les consommables offerts inclus dans vos forfaits et les services extras facturables.
Par exemple :
Parking payant ou gratuit ?
Accès à une salle de réunion offert ou payant dès la première heure ?
Casier dédié pour des affaires personnelles inclus dans le forfait initial ou payant ?
Tarification spécifique pour la domiciliation (pour des TPE ou indépendants) ?
La liste est longue et il convient d’y réfléchir minutieusement en amont !
Un aménagement bien pensé pour éviter des frais inutiles
La convivialité des lieux et le confort de vos coworkers étant des atouts indispensables, ce ne sont pas les points sur lesquels vous allez faire des grandes économies.
Pour autant, donner du caractère ne veut pas forcément dire dépenser des fortunes en mobilier design ou dernier cri.
Soyez pragmatiques et créatifs ! Il vaut mieux investir dans du mobilier de bonne qualité, durable, qui garde un aspect qualitatif malgré un usage intensif.
Apportez la touche design avec des éléments de déco ou des cloisons mobiles plutôt qu’avec du mobilier. Vous pouvez aussi opter pour des éléments de déco (ou même du mobilier) chinés lors d’une brocante. L’important est de créer une atmosphère accueillante, confortable qui a de l’âme sans tomber dans un excès d'extravagance.
Du mobilier trop design, inconfortable ou non modulable, ou encore des couleurs criardes peuvent nuire à la productivité de vos futurs utilisateurs.
Miser sur les automatisations pour réduire les coûts de fonctionnement
L'aménagement et l’emplacement de votre coworking sont bien sûr primordiaux pour attirer des nouveaux abonnés, mais fournir des services de qualité sur place et réussir à créer une ambiance conviviale avec une communauté forte sont des éléments tout aussi importants. Hélas, entre le café illimité, les impressions et petits déj offerts, des événements de networking et autres animations, la facture peut vite monter !
Il est bien entendu indispensable d’optimiser les coûts de fonctionnement.
Dès lors, l’automatisation numérique devient la clé de la réussite pour avoir un modèle économique rentable.
Un grand nombre de logiciel de gestion spécialement dédiés aux coworkings ( Moffi, Witco, Zapfloor, Cosoft, Tydeck, ou encore Archie - vous avez le choix ) ont vu le jour. Ils permettent d’automatiser les réservations des visiteurs nomades avec un système de facturation automatique pour vous faire gagner du temps et limiter les erreurs.
Mieux encore : il est possible de coupler ces logiciels avec une solution de contrôle d’accès connecté comme Welcomr. C’est fluide pour les utilisateurs et un gain de temps énorme pour le gestionnaire. Plus besoin de gérer des clés ou des badges physiques, tout est automatique : votre client réserve un bureau, il reçoit les accès sur son smartphone pour accéder à votre espace et une facture sera automatiquement générée en fonction de son temps de présence sur le site.
Le concept vous intéresse ? N’hésitez pas à en apprendre d’avantage ici.
- Automatiser “juste” pour faire des économies ?
Il existe quelques espaces - souvent appelés “hub de mobilité”. Des espaces qui ont fait le choix d’être 100% connectés, sans salarié ou gestionnaire sur place. Cela leur permet de générer des économies conséquentes sur la main d'œuvre.
Dans cette configuration, les outils en libre service sont souvent limités et les coworkers se gèrent en toute autonomie. Ces hubs sont souvent associés à un mode de fonctionnement low cost…et donc pas considéré comme un avantage par tous les coworkers.
- Automatiser pour une meilleur expérience utilisateur et plus de fidélisation
Grâce à ces systèmes automatisés, bon nombre d’espaces n'hésitent plus à embaucher du personnel dont l’unique objectif est d’assurer l’animation de la communauté et fidéliser davantage en concentrant leurs efforts sur la qualité de l’expérience utilisateur proposée.
La présence humaine est rassurante, on parle même de confort et beaucoup sont prêts à payer plus cher pour garder ce contact sur leur lieu de travail.
Welcomr et d’autres outils numériques aident les hôtes d’accueil à se recentrer sur le côté humain et à développer le temps dédié aux besoins immédiats des résidents : les conseiller dans leur projet, permettre la collaboration entre résidents en les présentant entre eux, échanger autour d’une pause café, gérer les besoins immédiats (manque de thé, café…), organiser des évènements au sein de l’espace…
Promouvoir son espace
On vous l’a dit : attirer des nouveaux coworkers est un enjeu clé. Il est primordial d’optimiser votre visibilité auprès de votre public cible.
- méthodes payantes : en créant des campagnes marketing ciblées et axées sur les moyens de communication appropriés, vous pourrez attirer plus d'utilisateurs et augmenter la rentabilité du lieu.
- méthodes “débrouille” ou partenariats gagnant/gagnant => Miser sur la proximité pour vous assurer un bon taux de conversion : développez des partenariats avec des acteurs locaux. Les échanges et le réseautage sont d'excellents leviers au sein des espaces coworking pour attirer des coworkers localement.
- des plateformes en ligne comme Fiveoffices permettent aux entreprises de trouver un coworking simplement et efficacement. Vous pouvez référencer votre espace gratuitement en quelques minutes sur ce type de plateforme.
La première impression compte
Soigner l’accueil est l’élément clé de la fidélisation des utilisateurs. Étant le premier contact entre l’utilisateur et l’espace de travail, ce dernier doit être perçu de façon positive ! Si l’accueil est réussi, c’est déjà un grand pas vers la fidélisation de votre client.
Mais alors, comment proposer un accueil digne de ce nom ? Et bien, ça passe notamment par un parcours client sans encombre et dès la réservation !
Un bon logiciel de réservation couplé avec un système de contrôle d’accès tel que Welcomr vous permet d’automatiser et de fluidifier le parcours de votre client.
Effet waouh garanti quand vous annoncez aux clients qu’ils réservent un bureau et qu’ils pourront y accéder en déverrouillant la porte…le tout depuis leur smartphone !
Un logiciel de contrôle d’accès cloud présente de nombreux avantages pour votre espace coworking.
Combien de temps avant d’atteindre la rentabilité ?
Cela dépendra grandement des divers facteurs décrits ci-dessus, et notamment votre capacité à faire connaître votre espace et y créer une ambiance chaleureuse et accueillante. Le plus souvent le retour sur investissement peut prendre plusieurs années.
