Sécuriser et automatiser les accès d'un centre de formation
Quels avantages à installer un système de contrôle d'accès connecté dans un centre de formation ?
Pour faire face et s'adapter à la demande croissante du marché, de nombreux centres de formation ouvrent leurs portes. Il est devenu primordial de se démarquer et de s'adapter à une population de plus en plus digitalisée en proposant des services innovants et adaptés.
L’intégration d’un système de contrôle d’accès SaaS avec le logiciel de gestion pour centre de formation offre une multitude d’avantages. Voici les principaux :
1. Une gestion centralisée et simplifiée
En connectant les deux systèmes, toutes les informations concernant les formateurs, les apprenants et le personnel administratif sont synchronisées automatiquement. Ainsi :
- Les autorisations d’accès sont mises à jour en temps réel en fonction des inscriptions, des emplois du temps ou des départs.
- Plus besoin de gérer manuellement des listes d’accès : les données du logiciel de gestion alimentent directement le système de contrôle.
- En remplaçant les badges physiques par des modes d'accès dématérialisés comme un accès par smartphone ou des codes QR ou codes PIN individualisés, vous simplifiez significativement la gestion toute en sécurisant les accès.
2. Une sécurité accrue
Le contrôle d’accès SaaS permet de limiter l’accès aux locaux selon des critères spécifiques, comme :
- L’identité de l’utilisateur (formateur, apprenant, visiteur).
- Les horaires (accès restreint en dehors des heures de cours ou de travail).
- Les espaces accessibles (seulement les salles de classe ou zones autorisées).
De plus, en cas de problème (perte de badge, signalement d’intrusion), les autorisations peuvent être modifiées ou révoquées immédiatement à distance via le Cloud.
3. Des analyses et rapports détaillés en temps réel
L’intégration du contrôle d'accès Saas ou Cloud avec le logiciel pour organisme de formation permet de générer des rapports combinant présence physique et participation aux formations. Cela facilite :
- Le suivi de l’assiduité et remplace les feuilles d'appels
- La gestion des espaces (optimisation de l’utilisation des salles).
Le gestionnaire garde le contrôle, et peut monitorer l'activité du site à distance grâce aux statistiques en temps réel.
Un système de contrôle d'accès Cloud comme Welcomr s’adapte facilement à la croissance ou aux changements du centre : il n'y a pas de limites en terme de nombre d'utilisateurs, de portes ou de sites. De plus, il réduit les coûts opérationnels grâce à l’automatisation et à une maintenance simplifiée.
4. Une expérience utilisateur aux petits oignons
Vous facilitez l'accès des intervenants tout en contrôlant et limitant leur droits sur des plages horaires définies. Les apprenants et formateurs bénéficient d’un accès fluide et personnalisé :
- Pas besoin de clés ou de badges complexes : l’accès peut se faire via smartphone, QR code ou PIN code, ou même en commande vocale selon l’application.
- Les retards ou oublis sont réduits grâce à une automatisation des ouvertures selon les horaires de cours.
À l'issue d'une formation, tous les accès deviennent automatiquement caduques. Votre centre n'est plus accessible : il est ainsi totalement sécurisé.
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Une gestion simplifiée des salles de classe
En équipant les portes de vos salles de classe du service Welcomr, vous pilotez et automatisez la gestion des accès.
Sur le Security Center, vous programmez, en avance, les accès à vos salles de cours. C'est vous qui définissez les droits d'accès de vos utilisateurs.
Chacun pourra accéder en toute autonomie à son espace de travail aux horaires définis.
Les accès sont envoyés par mail et sont regroupés dans l'application mobile Welcomr dédiée disponible gratuitement sur l'App store et le Google Play Store.
Une liste d'appel innovante
Le contrôleur ou la serrure autonome Welcomr peuvent communiquer en toute simplicité avec le smartphone de l'utilisateur via Bluetooth ou en connexion internet, et déclenche l'ouverture de la porte.
Chaque contrôleur peut être défini comme un point d'entrée ou de sortie permettant ainsi de savoir si l'utilisateur est présent, s'il est reparti, et donc s'il a assisté à la formation prévue.
En équipant la salle de cours de ce dispositif, il devient inutile de gérer manuellement la liste de présence. Tout est automatisé et horodaté.
Faites gagner du temps aux intervenants en leur évitant la tâche fastidieuse d'appel !
Tous vos services internes dans une seule et même application
À l'aide de son smartphone, dans le cas où il s'agit du moyen d'accès utilisé et sous réserve d'y être autorisé, l'utilisateur peut accéder à l'ensemble des ressources disponibles : l'accès au réseau Wi-Fi, l'accès à l'imprimante papier, etc.
Il est facile de rendre vos utilisateurs autonome pendant la durée de leur formation.
Intégrer Welcomr à l'outil de réservation d'espace déjà mis en place
Grâce à son API ouverte, Welcomr s'intègre à votre système de réservation déjà mis en place. Une réservation peut directement générer l'envoi d'un accès à l'utilisateur.
Plus de 1 000 logiciels populaires sont compatibles avec Welcomr pour des intégrations faciles et sur mesure, au plus près de vos besoins
Tous les accès dans une seule et même application mobile, ça simplifie la vie non ?
L'intégration de votre contrôle d'accès avec le logiciel gestion de centre de formation améliore à la fois la sécurité, la gestion administrative et l’expérience utilisateur, tout en optimisant les ressources du centre de formation.
