Comment notre environnement de travail influe-t-il sur la productivité ?
Aujourd’hui, nombreuses sont les entreprises qui décident de se tourner vers de nouveaux modes d’organisation en optant pour des espaces de travail plus flexibles (coworking, flex office, télétravail, etc.). De nouveaux modes de fonctionnement qui séduisent grâce à leur remarquable impact sur le bien-être des collaborateurs, et donc sur la qualité de leur travail et sur leur productivité, mais qui peuvent bouleverser les habitudes. Il est donc nécessaire d’adopter les bons outils pour accompagner la transformation des espaces de travail.
C’est l’avis que partage Julian Dufoulon, CEO de Flitdesk, que nous avons pu interviewer à propos de l’avenir de nos espaces de travail. Une interview qui prend une résonnance toute particulière, aujourd’hui, en cette période de crise sanitaire qui pousse les entreprises au changement et à la réorganisation.
Qu’est ce que Flitdesk ?
Lancée en 2018, Flitdesk est une solution qui rend possible une gestion totalement flexible de tous les espaces de travail dont dispose une entreprise ou un espace de coworking. Elle fournit tous les outils nécessaires aux gestionnaires de coworking ou de bureaux pour flexibiliser rapidement leurs environnements de travail et faciliter leur utilisation par les collaborateurs.
J'insiste sur ce dernier point : certains collaborateurs peuvent percevoir la flexibilité comme une contrainte supplémentaire qui leur est imposée dans le seul but de réduire les coûts immobiliers. Or c’est rarement le but premier poursuivi par les entreprises. Nous avons pensé Flitdesk pour qu'ils puissent s’approprier facilement la flexibilité et se rendre compte que celle-ci est d'abord un avantage pour eux.
L'adoption du coworking et du flex office est déjà importante depuis quelques années ; notre vocation est de la rendre massive et plébiscitée par les collaborateurs.
Comment contribuez-vous à l'adoption en masse du coworking ?
Nous travaillons sur deux axes : 1) Flexibiliser les espaces, 2) Centraliser l’accès aux fonctions essentielles des environnements de travail (réservation, accueil des visiteurs, helpdesk, contrôle d’accès, impression, services, etc.). Pour flexibiliser les espaces nous sommes partis du principe qu'il n'y avait pas qu'une seule bonne manière d'organiser un espace flexible et que nos clients avaient besoin de pouvoir personnaliser leur approche.
Par exemple, Flitdesk permet de rendre certains bureaux nomades au sens où ils ne peuvent être réservés qu’au dernier moment et pour une journée maximum. D'autres bureaux peuvent être réservés à l'avance et sur plusieurs jours, comme on réserve un séjour à l'hôtel, pour organiser sa semaine par exemple. Un collaborateur qui télétravaille 2 jours pourra réserver son poste de travail à l'avance pour les 3 jours où il sera présent. D'autres postes de travail peuvent être directement attribués à un collaborateur en particulier, pour les populations plus sédentaires. Nous avons parlé de postes de travail, mais nous proposons évidemment la même flexibilité pour la gestion des salles de réunion.
Les règles de réservation étant totalement paramétrables, nos clients ont toutes les clés pour mettre en place l'organisation qui convient le mieux à leurs équipes. Le deuxième axe consiste à centraliser l'accès aux fonctions clés des environnements de travail depuis Flitdesk pour simplifier la vie des collaborateurs. C'est la raison pour laquelle Flitdesk gère entièrement l'accueil des visiteurs, le traitement des demandes des collaborateurs et permet de synchroniser le contrôle d’accès en se connectant à des solutions comme Welcomr.
Et comment les espaces de coworking évoluent-ils vers plus de flexibilité ?
Pour commencer il est très important de bien comprendre que quand on parle de flexibilité pour le coworking on fait généralement référence à la flexibilité contractuelle, l’absence d’engagements longs. Sur ce point clé de la proposition de valeur du coworking Flitdesk permet de créer et gérer simplement les abonnements des membres et automatise le cycle de facturation pour faire gagner du temps aux équipes opérationnelles.
Sur l’organisation de l’espace à proprement parler, les coworking de la première génération ont une approche assez classique. Leurs clients louent un bureau fermé avec plusieurs postes, ou un poste de travail individuel, avec quelques zones hotdesks (non réservables) sur une base “premier arrivé, premier servi”, et tous les membres ont accès à des services communs (salles de réunion, impressions, petite restauration, etc.). Pour ce type d’espaces, Flitdesk a le très gros avantage de centraliser toute l’expérience du membre (réservations, gestion des équipes, de l’abonnement, contrôle d’accès, impressions, helpdesk, accueil, fil d’actualité) pour offrir une expérience mobile, simple et intuitive. Pour le contrôle d’accès spécifiquement, l’intégration avec une solution comme Welcomr fait partie d’une expérience fluide, “sans couture”.
La deuxième génération de coworking a beaucoup innové pour proposer des espaces plus sur-mesure aux entreprises. C’est actuellement ce que font les grands acteurs tels que Powered by We, Industrious, Knotel/Deskeo, notre client Newtown Square, et beaucoup d’autres. Pour ce type de proposition de valeur, Flitdesk a un positionnement unique du fait de notre savoir-faire en flex office. Nos clients peuvent créer une expérience totalement sur-mesure pour leurs propres clients, tout en offrant un modèle contractuel plus flexible que le bail 3-6-9.
Quels avantages les entreprises ont-elles à se tourner vers des espaces de coworking ?
Pour beaucoup de nos clients et utilisateurs, à plus forte raison dans les startups en croissance, il est difficile de prévoir la croissance exacte de la société et donc il est compliqué de s’engager sur un bail long. Je vois chaque semaine des annonces de dirigeants de startups ou scale-ups cherchant à sous-louer une partie de leurs bureaux. Ils anticipent leur croissance à venir en prenant des locaux plus grands, et s’aperçoivent généralement qu’ils ont prévu trop grand ou trop petit. Une offre de coworking permet de revoir le dimensionnement au fur et à mesure des besoins, et d’avoir des bureaux clés en main gérés par des professionnels de l’hospitalité.
Pour les plus grandes entreprises il y a eu au départ un effet de mode et une recherche d’un peu d’exotisme avec des espaces de “respiration”, c’est à dire des espaces où les salariés vont pouvoir travailler dans un milieu hors du cadre habituel des silos de l’organisation, où ils vont pouvoir rencontrer du monde et se mettre en difficulté dans le bon sens du terme : sortir de leur zone de confort par rapport à ce qu’ils connaissent au bureau. Parfois le coworking est également une solution pour avoir une implantation dans les centres urbains lorsque le siège des entreprises est implanté en périphérie, ce qui peut être utile pour attirer certains profils d’employés. Aujourd’hui, on constate que les grands groupes sont devenus les principaux clients des coworking, nous sommes clairement sortis de la phase d’expérimentation. Ils sont même désormais prêts à confier la gestion de leur siège social de plus en plus facilement à des professionnels comme Deskeo en France, Knotel, WeWork, Industrious et d’autres, parce qu’ils disposent d’un réel savoir-faire et ont la possibilité de leur proposer des engagements contractuels plus courts.
Plus généralement, je dirais que les coworking ont réussi à concevoir des espaces attractifs pour les collaborateurs avec un mix d’aménagement, de design, de services, d’événementiel, et de centralité géographique. Parmi nos clients, Newtown Square, The Bureau et Hiptown ont réussi à créer des lieux avec une identité forte dans lesquels on se sent bien.
Cette nouvelle organisation des espaces de travail pourrait-elle concerner les locaux des grands groupes ?
Absolument ! Peu importe la taille de l’organisation ou du coworking, Flitdesk gère 10 postes de travail comme 10 000, sur un site ou des dizaines. Nous avons consacré des milliers d’heures de R&D à la création d’une solution très modulaire, intégralement paramétrable et déployable à grande échelle.
Flitdesk est particulièrement adapté pour aider les grands groupes à réaliser leurs projets de transformation des environnements de travail. En proposant une solution très simple d’utilisation, nous générons une acceptabilité forte de la part des collaborateurs et répondons à leurs besoins conjuguant créativité, sociabilité et productivité.
L’environnement de travail influe-t-il sur la productivité ? Comment ?
Ça me semble évident. Nous avons tous vécu ou du moins entendu un proche se plaindre de son environnement de travail et chacun sait que des espaces de travail désagréables, désorganisés peuvent être très démotivants pour les collaborateurs. Je trouve le modèle comportemental FBM (Fogg Behaviour Model) sur les déterminants d’un comportement très pertinent pour la productivité au travail. Un environnement de travail contribuera à rendre les collaborateurs plus performants, à condition d’être une source de motivation d’un côté, et d’être facile d’accès et d’utilisation de l’autre. Nous avons inventé Flitdesk pour que les collaborateurs aient un accès simplifié à toutes les ressources de leurs environnements de travail et en ce sens nous renforçons la capacité des collaborateurs à être productifs.
Du point de vue de la motivation, je trouve que le coworking a fait ses preuves en matière de design et d’ambiance de travail. C’est ce qui explique le succès du modèle auprès de personnes de tous âges, et également pourquoi toutes les organisations copient les aménagements des coworking (grands espaces communs, services, événementiels) pour leurs propres bureaux. Une très grosse tendance ces dernières années en design d’espaces de travail est de travailler très soigneusement les espaces communs ou collectifs pour favoriser l’interaction informelle, car c’est par l’informel, l’accidentel que se tissent les relations et que naissent les grandes idées.
Flitdesk évoluera en 2021 pour apporter des solutions aux gestionnaires d’espaces pour les rendre plus motivants. Nous avons déjà commencé de manière assez informelle via notre plateforme Friends of Flitdesk, à nouer des partenariats avec des entreprises qui proposent des produits ou services à même de rendre les environnements de travail plus agréables et in fine plus motivants.
Y a-t-il une résistance à la transition vers le flex office ?
D’abord, il faut regarder la situation avec lucidité. En France, le flex office est plus l’exception que la règle et la très grande majorité des travailleurs disposent de postes fixes. La situation évolue cependant rapidement car la flexibilité est très avantageuse pour les entreprises comme pour les collaborateurs. Il peut y avoir des résistances au changement chez certains collaborateurs qui ne perçoivent pas l’intérêt pour eux de ne plus avoir de poste attitré.
J’ai deux convictions sur le sujet. D’abord, mettre en place le flex office sans fournir les outils qui permettent aux collaborateurs de s’approprier facilement ce mode d’organisation est l’assurance de faire face à des résistances, que je trouve légitimes. Pourquoi accepter un changement quand on n’en perçoit aucun avantage ? La raison d’être de Flitdesk est de permettre aux collaborateurs d’avoir la garantie qu’ils trouveront toujours l’espace et les ressources adaptées à leur besoin. Ensuite, je pense que les entreprises qui passent au flex office doivent être prudentes et ne pas surdensifier les espaces trop rapidement, pour éviter des situations inacceptables où les collaborateurs se retrouvent sans poste de travail en arrivant au bureau car ils sont tous occupés. Je pense qu’avec la généralisation du télétravail, les densités d’occupation vont avoir tendance à diminuer et chacun se rendra compte qu’il n’est pas nécessaire d’avoir un poste attitré pour avoir la garantie de toujours trouver l’espace adapté à son travail.
Dans d’autres pays (USA, UK, Europe du Nord) la pratique de l’open space et du bureau flexible est très largement démocratisée et les employés l’ont déjà intégrée. Les organisations en sont déjà à la deuxième phase qui consiste justement à faire en sorte, dans ce contexte, que les gens puissent également s’isoler facilement et se regrouper dans des espaces adaptés quand ils en ont besoin. Aux USA, cette deuxième phase a été amorcée par une critique de plus en plus radicale des open spaces hyper denses par les développeurs qui trouvent que le bruit et les interruptions constantes affectent drastiquement leur productivité. Il y a donc une réflexion salutaire sur la manière de concevoir des espaces qui favorisent le calme, la concentration et l’isolement sans revenir au bureau fermé.
Le flex office est-il adapté à tout le monde ?
Je pense qu’il est adapté à la majorité des cas mais qu’il faut éviter d’être trop dogmatique. Si pour certains c’est une organisation qui permet d’être productif, créatif et de se sentir bien au travail, d’autres ont au contraire besoin d’un bureau fixe pour avoir des repères. Pour prendre des exemples concrets, pensons à ceux qui s’occupent de comptabilité, de support administratif, de finance ou même aux développeurs, aux créatifs, etc. : ce sont des fonctions qui peuvent requérir du matériel fixe ou des espaces de stockage, et nécessitent de se créer leurs propre repères, à la manière d’un atelier d’artiste. Les faire changer en permanence d’espace de travail risquerait de freiner leur productivité, car L’environnement dans lequel ils évoluent fait aussi partie de leur créativité. Il y a donc des fonctions pour lesquelles il est plus pertinent de garder des espaces attribués, adaptés aux spécificités de leurs rôles, et d’autres pour lesquels ce n’est pas nécessaire, et qui d’ailleurs n’en ont parfois même pas envie.
Finalement, et pour en revenir au modèle comportemental FBM, si des choix d’aménagements ou d’organisation ajoutent de la complexité au lieu de simplifier, et créent du stress au lieu de motiver les collaborateurs, alors cette politique sera contre-productive. C’est la raison pour laquelle nous avons pensé Flitdesk. Afin de gérer toutes les configurations possibles, de permettre aux entreprises de faire les bons choix d’organisation, nous leur fournissons les outils pour les mettre en oeuvre efficacement.
Quel futur envisager pour les espaces de travail ?
Dans une étude très souvent citée, JLL prévoit que 30% de l’offre mondiale d’immobilier de bureau sera flexible en 2030. Je crois assez à cette prévision, malgré le petit coup d’arrêt connu par les coworking avec le confinement mondial. Le télétravail apporte du bien-être en évitant des trajets domicile-travail, le coworking permet d’offrir de la centralité et une ambiance de travail stimulante, ainsi que de la flexibilité contractuelle pour les entreprises. Il n’y a donc aucune raison que les tendances s’inversent.
Notre vision initiale chez Flitdesk était que la flexibilité allait rapidement devenir la norme, et que les gens n’auraient plus un seul poste de travail, mais une multitude d’options parmi lesquelles choisir : au siège de leur entreprise, dans des coworking proches de chez eux, à la maison, dans des bureaux satellites en coworking ou non. Notre mission est d’aider les entreprises à mettre en place cette multitude d’espaces et être le compagnon des collaborateurs pour qu’ils puissent facilement s’y retrouver parmi toutes ces options, et effectivement gagner en bien-être et en productivité.
La crise sanitaire ne fait que valider et renforcer cette vision et notre raison d’être. Avec la généralisation du télétravail, les entreprises doivent de facto gérer un usage plus intermittent des bureaux, puisque les collaborateurs seront absents du bureau plusieurs jours par semaine. Par ailleurs, la crise a renforcé l’attractivité des contrats avec engagements courts proposés par les coworking.
Je ne crois pas du tout à la “fin du bureau” qui exagère la portée de l’expérimentation mondiale du télétravail généralisée en réaction à la crise sanitaire. Je suis même convaincu que les entreprises ayant annoncé de manière tonitruante la migration de l’ensemble de leurs effectifs reviendront sur cette décision dans les mois et années à venir. Par contre, je crois beaucoup au fait que la concurrence que va faire le télétravail au bureau incitera les entreprises à en faire des lieux différents, plus attractifs, plus sociaux, plus interactifs.
