Gestion des visiteurs : comment optimiser l'accueil dans votre entreprise
Prestataires de service, clients, fournisseurs, agents d’entretien : les visiteurs font partie intégrante des flux en entreprise. Leur assurer un accueil fluide sans compromettre la sécurité d’un bâtiment est un enjeu important pour toute entreprise soucieuse de sa sécurité, de son image et de son efficacité opérationnelle.
Dans cet article, nous allons explorer en détail les différentes facettes de la gestion des visiteurs, des solutions disponibles jusqu’aux critères de choix.
Nous accompagnons de nombreux clients dans la gestion de leurs visiteurs, si besoin nous serions ravis de vous guider dans votre choix. Contactez-nous.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des visiteurs ?
Une solution de gestion accueil visiteur est un dispositif conçu pour automatiser et rationaliser le processus d'enregistrement et d’attribution d’accès des utilisateurs ponctuels (invités, fournisseurs, prestataires…) au bâtiment de l’entreprise.
Contrairement aux méthodes manuelles traditionnelles (comme le registre des visiteurs au format papier), ces systèmes utilisent des technologies pour gérer les données des visiteurs, suivre les entrées et les sorties, et garantir un environnement sûr et sécurisé.
Les différents types de systèmes de gestion des visiteurs
Les systèmes de gestion des visiteurs se déclinent en plusieurs types, chacun offrant des fonctionnalités spécifiques adaptées aux besoins de l'entreprise. Tout dépend du degré de sécurité et d'automatisation dont vous avez besoin et de l’autonomie accordée aux visiteurs et salariés.
Le logiciel de gestion des visiteurs
Couplé à une installation physique de contrôle d’accès, cette solution est à la fois sécurisée et pratique pour les administrateurs et leurs visiteurs. L’attribution des accès peut être automatisée et les gestionnaires ont accès à un historique détaillé à tout moment.
Logiciel d’accueil côté administrateur
Via le logiciel de gestion, le gestionnaire accorde en quelques clics des droits d’accès sur la plage horaire de son choix. Au choix, il peut le faire de façon anticipée ou bien lors de l’arrivée du visiteur. Selon l’équipement du site, il est possible de donner accès à une porte ou à un parcours complet pour parvenir jusqu’au point de rencontre en interne (ex : parking > porte d’entrée > casier connecté > ascenseur > salle de réunion).
Les accès des visiteurs deviennent automatiquement obsolètes après le rendez-vous, sans aucune action de la part du gestionnaire.
Si besoin de vérifier l’identité du visiteur, il devra se rendre auprès d’une hôtesse d’accueil qui, après vérification des papiers d’identité, peut cocher une case directement dans le logiciel de gestion, gardant ainsi une trace de cette validation. Certaines solutions permettent également de prendre une photo du visiteur ou de garder une copie de la pièce d’identité. Attention : il s’agit de données personnelles, ces usages tombent sous la règlementation RGPD et ne doivent donc pas être utilisés sans justification.
Logiciel d’accueil côté visiteur
Pour des flux visiteurs ponctuels, les moyens d'accès de dématérialisés (QR code, code PIN ou accès smartphone) peuvent avantageusement remplacer des badges physiques. Dès qu’un accès est accordé, le visiteur reçoit, en amont du rendez-vous , ses accès. Ils sont valables uniquement le temps de la visite. Lorsqu’il est couplé à du contrôle d’accès physique, le visiteur n’a pas besoin de faire la queue à l'accueil ni d’attendre qu'un employé accrédité l’accompagne. C’est idéal pour accueillir un client par exemple.
Autre avantage des accès dématérialisés pour un visiteur : envoyées en amont par email ou SMS, les visiteurs bénéficient également d’informations pratiques associées telles que les plans d'accès ou les intervenants d'une réunion par exemple.
Pour des visiteurs plus réguliers (dans un contexte multisite par exemple où des salariés se rendent sur d’autres sites pour des rendez-vous…), une application mobile est avantageuse. Elle permet, en toute sécurité, de centraliser et regrouper les accès temporaires au même endroit sans besoin de les chercher dans ses emails ou SMS.
Les bornes en libre-service
Un dispositif pour permettre aux visiteurs de s'enregistrer en autonomie. Ils entrent eux-mêmes leurs informations, en capturant leur photo directement via une borne qui terminera son processus par l’impression d’un badge individuel. Elles réduisent la dépendance au personnel d’accueil et garantissent une expérience d'enregistrement fluide et interactive. Elles sont adaptées pour des lieux événementiels par exemple, puisque certains modèles possèdent un TPE intégré.
Bien qu’elles permettent de suivre et de vérifier les activités des visiteurs dans les locaux, l’utilisation des bornes mise plus sur la confiance que sur la sécurité si elles ne sont pas conçues de manière appropriée. Quelques mesures peuvent être prises pour assurer la sécurité lors de l'utilisation de ces bornes. Elles peuvent, par exemple, être couplées à un contrôle d’accès physique ou à un système de surveillance vidéo. Une assistance humaine peut être également judicieuse pour vérifier l'identité d’un utilisateur préalablement enregistré. Une fois de plus, tout dépend de vos cas d’usages et besoins en matière de sécurité.
Le contrôle d’accès par biométrie
Adaptés pour sécuriser des établissements sensibles et strictement réglementés, ces systèmes ne sont pas toujours adaptés pour la gestion des flux visiteurs.
Les systèmes biométriques utilisent la technologie des empreintes digitales ou de la reconnaissance faciale pour vérifier l'identité des visiteurs. Ils offrent un niveau de sécurité avancé pour minimiser les risques d'accès non autorisé.
Attention : l'utilisation d’un dispositif biométrique doit être justifiée. La collecte et le traitement des données sont étroitement réglementés en Europe et relèvent d'une législation spécifique RGPD. Si vos locaux ne disposent pas d’équipements ou de données sensibles qui justifient une telle mesure, la mise en place de ce système peut être considérée comme abusive par la CNIL.
De plus, la mise en place du contrôle d’accès biométrique nécessite un processus d'enregistrement initial pour capturer et enregistrer les caractéristiques biométriques des utilisateurs. Cet enregistrement est couplé a une vérification régulière d’identité. Pour des visiteurs ponctuels, cela peut être perçu comme une contrainte de temps et une procédure incommode : ils peuvent craindre que leurs données soient compromises ou utilisées à des fins non autorisées.
Sans oublier que ces équipements peuvent être coûteux à installer et à entretenir. En effet, ce dispositif nécessite des équipements spécifiques tels que des scanners d'empreintes digitales, des caméras ou des dispositifs de reconnaissance de l'iris.
Avantages des logiciels de gestion des visiteurs
Les systèmes de gestion des visiteurs offrent de nombreux avantages aux entreprises :
- Une sécurité renforcée : Ils permettent de contrôler les accès et d'identifier les visiteurs, empêchant ainsi les entrées non autorisées et renforçant la sécurité des locaux.
- Efficacité opérationnelle : Grâce à l'automatisation des processus d'enregistrement et de vérification, cela permet de réduire les délais d'attente, d'optimiser le flux des visiteurs et de réduire sa dépendance aux ressources humaines.
- Image professionnelle: La mise en place d'un système de gestion des visiteurs témoigne d'un engagement envers la sécurité et l'efficacité, renforçant ainsi l'image professionnelle de l'entreprise.
- Conformité et rapports: Ils facilitent la conformité aux réglementations (telle la norme NIS2 par exemple) et permettent de générer des rapports sur la fréquentation du site tout en étant conforme RGPD.
Comment choisir un système logiciel de gestion visiteurs ?
Les principales questions à se poser avant de choisir une solution de gestion des visiteurs :
Dans quel but souhaitez-vous mettre en place un système de gestion de visiteurs :
- Décharger le personnel d'accueil en automatisant l’attribution des droits d’accès tout en gardant une traçabilité ?
- Fluidifier les accès à l'accueil et réduire le temps d’attente des visiteurs sans renoncer à la sécurité ?
- Pour des questions de conformité réglementaire ?
Quel est le niveau de sécurité exigé pour l’établissement ?
- Y a-t-il besoin de vérifier l'identité des visiteurs (papier d’identité) ?
- Quel cadre réglementaire s’applique à votre entreprise ?
- Y a-t-il un besoin de journaliser ou d'horodater les accès ?
- Les visiteurs doivent-ils signer un accord (type NDA / non-divulgation) ?
- Une fois à l’intérieur, est-il nécessaire de pouvoir distinguer visuellement les visiteurs par un badge ? Ou un accès dématérialisé peut-il suffire ?
Les critères à prendre en compte pour bien choisir :
Pour choisir la meilleure solution pour votre entreprise, il est essentiel de prendre en compte plusieurs critères.
La sécurité : la sécurité de votre établissement et de vos salariés est primordiale. Choisissez un système de contrôle d’accès avec des fonctionnalités adéquates en fonction de vos besoins en matière de sécurité (protéger les personnes, protéger des biens…)
Capacités d'intégration et automatisation : assurez-vous que le système soit équipé d’une API permettant des intégrations logicielles. Il doit pouvoir s’intégrer facilement à d'autres outils comme votre annuaire d’entreprise ou logiciel RH par exemple. D'autres intégrations peuvent être pertinentes pour aller plus loin dans l’automatisation. Dans certains logiciels, comme Welcomr, il est possible de relier le calendrier des salariés et la création d’un rendez-vous dans Google Workspace ou Office 365 par exemple, avec l’attribution des accès aux invités.
Évolutivité et assistance : le système choisi doit être en mesure de s’adapter à la croissance future de votre entreprise. Des solutions Saas couplées à un contrôle d’accès cloud vous assurent non seulement l’automatisation, mais s’enrichissent régulièrement de nouvelles fonctionnalités. Assurez-vous de la disponibilité d'un support technique fiable et disponible.
Conformité RGPD : assurez-vous que la solution choisie soit conforme aux exigences RGPD.
Interface conviviale : en choisissant une solution intuitive et simple d’utilisation, vous allez faciliter le quotidien des gestionnaires et la formation du personnel tout en donnant une meilleure image à vos visiteurs.
Options de personnalisation : évaluez la flexibilité du système pour l'adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise et à votre marque.
Considérations financières : déterminez votre budget et évaluez les solutions en fonction de leur coût, en prenant en compte à la fois leurs fonctionnalités et la valeur qu'elles apportent à votre entreprise.
En conclusion, les systèmes de gestion des visiteurs jouent un rôle essentiel dans la sécurité, l'efficacité et l'image professionnelle des entreprises. En choisissant la bonne solution et en intégrant les dernières avancées technologiques, les entreprises peuvent optimiser leurs processus d'accueil et offrir une expérience positive à leurs visiteurs, sans pour autant compromettre la sécurité d’accès aux bâtiments.
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