Choisir son logiciel de gestion en coworking
Vous venez de taper “logiciel gestion coworking” dans google. Vous avez entendu parler de ces solutions mais ne savez pas si cela va vous apporter une réelle valeur ajoutée ?
Simple et rapide à mettre en place, on vous explique pourquoi et comment le logiciel de gestion coworking est un levier pour la croissance de votre espace coworking et ce que ça va vous coûter !
Pourquoi le logiciel de gestion est indispensable pour votre espace coworking ?
La gestion d’un espace coworking est un vrai challenge ! Salles de réunion, bureaux privatifs, open space… Les zones multiples d’un espace coworking ont des fonctionnalités propres et un flux de visiteurs qui varie selon les périodes. Ces espaces doivent être gérés minutieusement pour être rentables et cela peut vite devenir un casse tête chronophage et donc…coûteux pour le gestionnaire !
La bonne nouvelle : un logiciel de gestion coworking vous facilitera la vie !
Sa mission : assurer le pilotage de l’activité de votre tiers-lieu de A à Z et ce quel que soit votre flux de coworkers et résidents. Et cerise sur le gâteau : il va améliorer l’expérience des coworkers (et ça, dans un contexte de concurrence forte, c’est pas du luxe !).
Comment le logiciel de coworking facilite la gestion de votre tiers-lieu ?
En prenant soin de votre rentabilité : l’automatisation des réservations de vos coworkers et la gestion des planning centralisée permet une utilisation optimale de vos bureaux. Le logiciel de gestion d’un espace coworking permet donc d’optimiser votre taux d’occupation et votre balance coût/recette.
En allégeant les tâches administratives du quotidien : le logiciel coworking permet d’automatiser les tâches comptables. Devis, transactions, facturation et ce directement depuis votre plateforme de gestion ! Il est également possible de consulter et d’exporter des dashboards précis pour suivre votre activité (coûts et recettes par espace, taux d’occupation, chiffre d'affaires généré par vos coworkers…). Et si vous disposez déjà d’une plateforme pour gérer votre compta, le logiciel coworking s’interconnecte avec votre logiciel de comptabilité !
En améliorant l’expérience de vos coworkers : ces dernières années, le nombre d’espace coworking en France a considérablement augmenté, il est donc parfois complexe pour un coworker de faire un choix entre les différents tiers-lieux disponibles.
Il est donc nécessaire de se différencier en proposant à vos clients une expérience unique et fluide.
Indicateurs lumineux pour savoir si une salle de réunion est disponible, étiquette numérique qui indique le nom du résident ayant validé sa réservation, tablette tactile pour favoriser la diffusion d’informations directement depuis votre logiciel coworking…
Les logiciels coworking permettent de fluidifier le parcours de vos clients et de les plonger dans un environnement de travail intelligent !
Et si votre espace coworking devenait plus autonome ?
L’expérience du coworker peut aller encore plus loin si l'espace coworking choisit de recourir à un système de gestion des accès cloud, comme Welcomr, qui automatise et fluidifie vos accès.
Imaginez la réaction de vos coworkers quand ils pourront réserver puis accéder à une salle de réunion privative via leur smartphone, via un QR code ou code à chiffres unique et personnel en toute autonomie !
Un résident de dernière minute ? Vous pouvez donner et supprimer instantanément et à distance autant d’accès que vous le voulez, sans surcoût !
Et quel confort pour le gestionnaire : plus de gestion de clés ou badges contraignante (un rêve) !
Combiné à un logiciel de gestion d’espace coworking, la solution de contrôle d'accès connecté Welcomr permet de rendre votre espace plus autonome et d'attribuer d’autres tâches à votre office manager.
Envie de tester ?
Prenez rendez-vous avec un de nos experts pour une démo live.
Il vous expliquera comment automatiser l'attribution des accès. Vous pouvez même ouvrir une porte à distance avec votre smartphone :)
Un grand nombre d'outils complémentaires peuvent être des leviers vers une meilleure gestion de votre tiers-lieu : il suffit de vous les approprier .
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Slack : permet de collaborer de façon productive et valorisante.
Trello : logiciel de planification et de gestion des tâches.
Desktime : un outil de tracking utile pour connaître la productivité de votre entreprise.
Quelques exemples de logiciels de coworking :
Là, vous avez du choix ! Un grand nombre de logiciels existe pour faciliter la gestion des espaces de coworking. L'objectif ? Développer votre tiers lieu et fournir la meilleure expérience à vos résidents.
Voici une petite sélection :
Combien coûte un logiciel de coworking ?
Vous vous en doutez, logiciel de gestion coworking gratuit, cela n’existe pas ! En revanche, certaines plateformes proposent de tester leur solution gratuitement pendant une période d’essai.
En ce qui concerne les tarifs, cela dépend bien évidemment de l’outil de gestion coworking choisi : quand certains facturent aux nombre d’utilisateurs, d’autres proposent des formules mensuelles par espace ou bien une facturation annuelle sur-mesure en fonction de vos besoins.
Pour vous donner une idée : il faut compter environ entre 50 et 300€ par mois selon la taille de votre structure et du flux d’utilisateur à gérer.
Les options smart office (application en marque blanche, capteurs de présence, chevalet avec QR code présent sur les bureaux…) jouent également un rôle dans la variation du prix du logiciel de gestion des espaces coworking.
Vous vous en doutez, il va être complexe de trouver un logiciel de gestion d’espace coworking gratuit ! Plus que le coût, c’est le ROI (retour sur investissement) qu'il faut prendre en compte.
À titre d’exemple, certaines solutions permettent de réduire de 25% le coût par résident, via le pilotage de l’occupation de vos espaces.
Vous l’aurez compris, investir dans un logiciel de gestion d’espaces coworking est synonyme d'économie, de flexibilité et de rentabilité.
Alors, vous vous lancez ?
