Flex office : comment faciliter la mobilité de ses collaborateurs ?
Le flex office est une "nouvelle" organisation du travail qui se veut dynamique et agile. L'environnement de travail ne se présente désormais plus comme fixe, dans un cadre défini et contraint.... mais plutôt présentant une large éventail de solutions et de choix pour le collaborateur sous la forme le plus souvent de télétravail ou de "partage de bureaux", le desk sharing.
D’abord adopté par les start-ups, le flex office qui consiste donc à ne plus avoir de bureau attitré, séduit de plus en plus les grandes entreprises.
D'après l’enquête annuelle d’OpinionWay, 36% des employés français ne disposent plus d’un bureau nominatif. Toujours selon cette étude, 74% des salariés interrogés estiment que ces nouveaux espaces de travail renforcent l’esprit d’équipe, et pour 46% qu’ils favorisent aussi la créativité.
L'étude précise également qu'il est essentiel de mettre en place une concertation en amont et d'inclure l'ensemble des salariés avec le passage et la généralisation du flex office.
Tout porte donc à penser que le flex office devrait se généraliser dans les années qui viennent, et l'organisation du travail devrait suivre les habitudes des nouvelles générations qui privilégient le coworking et les espaces ouverts aux bureaux fermés plus traditionnels.
Le flex office répond aux besoins de très nombreuses entreprises en quête de réduction des coûts et de hausse de la productivité, avec des équipes de plus en plus nomades et ultra-connectées.
Quels outils mettre en place dans une entreprise pour faciliter le changement de l'organisation vers le flex office
L'équipement et l'infrastructure informatique
Cela va de soit, mais il parait essentiel de le rappeler :
Flexibilité et agilité nécessitent des outils de travail nomades : ordinateurs portables, smartphones, un chargeur.... un stylo et un calepin ;)
Il est donc clairement indispensable de lancer une réflexion sur l'alignement stratégique du SI de l'ensemble de l'entreprise. En effet, l'ensemble des salariés et collaborateurs doivent pouvoir se connecter en toute sécurité depuis n'importe quel endroit, échanger avec leurs collègues ou encore partager des documents, même les plus confidentiels en interne.
La sécurité et la confidentialité
Il convient de sensibiliser et de former l'ensemble des collaborateurs à l'enjeu de la sécurité : de l'intégrité physique des personnes à la sécurité matérielle en passant par la confidentialité des données. Notamment dans les espaces de coworking ou les tiers-lieux externes à l'entreprise, il est primordial de soulever la question de la sécurisation des données. L'utilisation d'un VPN est une solution efficace et facile à mettre en place.
Quant à la confidentialité, quelques astuces sont à déployer : téléphoner dans des espaces clos, interdiction d'imprimer, bannir les clés USB...
Nous vous conseillons donc d'impliquer à la fois les départements RH, SI mais aussi Sécurité, dans le déploiement du télétravail dans votre entreprise.
L'assurance de ses collaborateurs
Vos coworkers sont avant tout couverts par leur propre responsabilité civile. Ils sont aussi bien évidemment protégés par l'assurance de l'entreprise pour tout dommage dont ils pourraient être responsables.
N'oublions pas non plus que les espaces dédiés au coworking ou au travail partagé souscrivent eux aussi à une assurance spécifique.
Faciliter l'accès aux différents tiers-lieux : bureaux, espaces de coworking, et autres centres d'affaires
Pour faciliter l'accès à l'ensemble des coworkers à son espace partagé de travail, nous conseillons à l'ensemble de ces tiers-lieux de mettre en place Welcomr pour gérer et contrôler l'ensemble de leurs accès.
